A produtividade é algo que muitos querem melhorar, aperfeiçoar e otimizar. Aumentar o rendimento e eficácia de tudo o que fazemos, é uma procura incessante e quase obsessiva nos dias de hoje, quer ao nível das organizações, quer em termos pessoais.

Na realidade, não é a quantidade mas sim a qualidade do que fazemos, que interessa avaliar. Queremos fazer cada vez melhor, em menos tempo. Para isso, é claro que temos de treinar para que sejamos capazes de fazer uma entrega, um delivery, a todos os títulos, notável. Cada um de nós sabe, na maioria das vezes, onde falha e procura estratégias para conseguir aumentar a sua produtividade. Contudo, verifico maior dificuldade em adotar boas práticas para quem atua mais a nível operacional e/ou de prestação de serviços.

Deixo aqui duas super dicas para que consiga aumentar a sua produtividade, sem prejuízo da qualidade, independentemente do que faz.

1# Agendar e aprender a gerir o tempo!

Talvez este seja um dos aspectos mais importantes para quem faz atividades variadas de múltiplas solicitações.

Comece por registar o que faz durante um dia ou dois, pelo menos, o ideal é uma semana de trabalho. Identifique atividades similares e repetidas, ao longo dos dias. Crie blocos onde as concentre em vez de as fazer quando se lembra delas, por exemplo, telefonemas, ler o e-mail, assinar documentos. Identifique ainda atividades operacionais que possam ser delegadas. Controle apenas a sua execução e, mais tarde, se achar adequado entregue a alguém a responsabilidade dessa tarefa. Pequenas mudanças fazem a diferença. Se se empenhar, nem vai saber como preencher os espaços vazios que vão surgir com essa reorganização.

Outra dica importante: tenha apenas uma agenda, associando a sua vida profissional com a familiar e pessoal. Inclua tudo, mesmo os seus pequenos pecados e momentos. Não tem? Então aquele instagram, facebook… tudo conta!

Melhorar a produtividade em qualquer função

E para quem é operacional ou prestador de um serviço? A agenda profissional pode ser definida por outros, por exemplo clientes, o que fazer para aumentar a produtividade? É preciso atender as pessoas, conversar com elas, perder tempo com elas.

Há várias ferramentas e metodologias que o podem ajudar a saber dizer não, a escutar sem interromper e impedir assim que a entropia do momento possa aumentar, a evitar discussões e conflitos. Tratar o interlocutor pelo nome, é apenas um exemplo. Conhecer antecipadamente as situações para as quais tem competência e/ou autoridade para tratar também pode ajudar. Assim, de forma assertiva, pode dar a indicação adequada ao interlocutor. Cultivar a empatia com um sorriso, tratando as pessoas de forma correta, pode ajudar a abreviar episódios de atendimento.

Se é um operacional, conheça bem o que faz. Domine o que faz e treine. Treine sempre e compita consigo mesmo. Vai conseguir ser mais produtivo. Contudo, tenha sempre presente que mais do que a rapidez, importa a qualidade. E lembre-se sempre que “depressa e bem, há pouco quem”.

2# Acabar sempre o que começa

Não abra aquele e-mail que sabe que não vai responder já, porque só dispõe de 10 minutos para ler e responder a e-mails urgentes. Guarde para o bloco dedicado a pensar em soluções para situações que lhe acontecem no dia-a-dia.

Termine o que começou, não deixe nada por acabar. Cuidado com as interrupções porque podem fazer com que se esqueça o que estava a fazer. Organize o seu espaço de trabalho de maneira a que saiba sempre o que está a fazer, o que já está feito e o que falta fazer a seguir, definindo assim prioridades.

Nas áreas produtivas, muitas vezes não se carregam os postos de trabalho a 100%, existindo uma pequena folga de, por exemplo, 10% para situações inopinadas que vão surgindo. Faça o mesmo com a sua agenda. Há sempre um telefonema com que não contava, uma solicitação para uma reunião que, por vezes, de breve nada tem, etc.

Por último, mais uma dica: ataque primeiro as tarefas que vão exigir mais de si. Entra de forma intensa nelas, resolve com mais energia. Assim, para o resto do dia, vai ter tarefas mais leves, ideais para quando os seus níveis de energia e de atenção vão começando a descer.

Pense que, fazendo isto progressivamente, quando lhe dirigirem a pergunta habitual, “Como está?”, passa a ter a oportunidade de responder com um sonoro e surpreendente “Excelente e a Melhorar!”.

António Balau

HR & Coaching Academy Manager IHTP

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