Produtividade: 2 dicas para aumentar o rendimento e eficácia!

Produtividade: 2 dicas para aumentar o rendimento e eficácia!

A produtividade é algo que muitos querem melhorar, aperfeiçoar e otimizar. Aumentar o rendimento e eficácia de tudo o que fazemos, é uma procura incessante e quase obsessiva nos dias de hoje, quer ao nível das organizações, quer em termos pessoais.

Na realidade, não é a quantidade mas sim a qualidade do que fazemos, que interessa avaliar. Queremos fazer cada vez melhor, em menos tempo. Para isso, é claro que temos de treinar para que sejamos capazes de fazer uma entrega, um delivery, a todos os títulos, notável. Cada um de nós sabe, na maioria das vezes, onde falha e procura estratégias para conseguir aumentar a sua produtividade. Contudo, verifico maior dificuldade em adotar boas práticas para quem atua mais a nível operacional e/ou de prestação de serviços.

Deixo aqui duas super dicas para que consiga aumentar a sua produtividade, sem prejuízo da qualidade, independentemente do que faz.

 

1# Agendar e aprender a gerir o tempo!

Talvez este seja um dos aspectos mais importantes para quem faz atividades variadas de múltiplas solicitações.

Comece por registar o que faz durante um dia ou dois, pelo menos, o ideal é uma semana de trabalho. Identifique atividades similares e repetidas, ao longo dos dias. Crie blocos onde as concentre em vez de as fazer quando se lembra delas, por exemplo, telefonemas, ler o e-mail, assinar documentos. Identifique ainda atividades operacionais que possam ser delegadas. Controle apenas a sua execução e, mais tarde, se achar adequado entregue a alguém a responsabilidade dessa tarefa. Pequenas mudanças fazem a diferença. Se se empenhar, nem vai saber como preencher os espaços vazios que vão surgir com essa reorganização.

Outra dica importante: tenha apenas uma agenda, associando a sua vida profissional com a familiar e pessoal. Inclua tudo, mesmo os seus pequenos pecados e momentos. Não tem? Então aquele instagram, facebook… tudo conta!

 

Melhorar a produtividade em qualquer função

E para quem é operacional ou prestador de um serviço? A agenda profissional pode ser definida por outros, por exemplo clientes, o que fazer para aumentar a produtividade? É preciso atender as pessoas, conversar com elas, perder tempo com elas.

Há várias ferramentas e metodologias que o podem ajudar a saber dizer não, a escutar sem interromper e impedir assim que a entropia do momento possa aumentar, a evitar discussões e conflitos. Tratar o interlocutor pelo nome, é apenas um exemplo. Conhecer antecipadamente as situações para as quais tem competência e/ou autoridade para tratar também pode ajudar. Assim, de forma assertiva, pode dar a indicação adequada ao interlocutor. Cultivar a empatia com um sorriso, tratando as pessoas de forma correta, pode ajudar a abreviar episódios de atendimento.

Se é um operacional, conheça bem o que faz. Domine o que faz e treine. Treine sempre e compita consigo mesmo. Vai conseguir ser mais produtivo. Contudo, tenha sempre presente que mais do que a rapidez, importa a qualidade. E lembre-se sempre que “depressa e bem, há pouco quem”.

 

2# Acabar sempre o que começa

Não abra aquele e-mail que sabe que não vai responder já, porque só dispõe de 10 minutos para ler e responder a e-mails urgentes. Guarde para o bloco dedicado a pensar em soluções para situações que lhe acontecem no dia-a-dia.

Termine o que começou, não deixe nada por acabar. Cuidado com as interrupções porque podem fazer com que se esqueça o que estava a fazer. Organize o seu espaço de trabalho de maneira a que saiba sempre o que está a fazer, o que já está feito e o que falta fazer a seguir, definindo assim prioridades.

Nas áreas produtivas, muitas vezes não se carregam os postos de trabalho a 100%, existindo uma pequena folga de, por exemplo, 10% para situações inopinadas que vão surgindo. Faça o mesmo com a sua agenda. Há sempre um telefonema com que não contava, uma solicitação para uma reunião que, por vezes, de breve nada tem, etc.

Por último, mais uma dica: ataque primeiro as tarefas que vão exigir mais de si. Entra de forma intensa nelas, resolve com mais energia. Assim, para o resto do dia, vai ter tarefas mais leves, ideais para quando os seus níveis de energia e de atenção vão começando a descer.

Pense que, fazendo isto progressivamente, quando lhe dirigirem a pergunta habitual, “Como está?”, passa a ter a oportunidade de responder com um sonoro e surpreendente “Excelente e a Melhorar!”.

 

António Balau

I Have The Power HR & Coaching Academy Manager




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5 responses to “Produtividade: 2 dicas para aumentar o rendimento e eficácia!”

  1. Muito obrigado pelas partilhas António Balau!
    São Excelentes!

  2. António Balau diz:

    Caro Edgardo.
    Grato pelo reconhecimento.
    Excelente a atitude que adoptou de ganhar mais foco no que precisa de fazer para atingir os resultados pretendidos. Consegue por certo visualizar melhor e com grande antecipação os resultados que quer obter. Parabéns e disponha.

  3. Carina Pereira diz:

    Muito interesse. Comecei a organizar a agenda com blocos de tarefas, cores consuante a importância à uma semana e a diferença em termos de organização é muito grande. Basta um sinal sonoro de notificação para cumprir as tarefas dentro do horário. Já para não falar de não ter de me preocupar constantemente com as tarefas que fazem parte do dia e não estavam na agenda, por exemplo os horários das refeições.
    Obrigada

    • António Balau diz:

      Muito obrigado pelo comentário Carina.
      Agrada-nos podermos contribuir ainda que de forma pontual para a melhoria do seu desempenho pessoal e profissional.
      Disponha no que necessite.

  4. Obrigado pela partilha.
    Dicas simples, no entanto tão poderosas e funcionais!
    A pequena mudança de planear a agenda semanal por “blocos de atividade” ajuda a focar energia em determinada tarefa e faz toda a diferença. É muito melhor dedicar a 100% a certas ações do que andar o dia a “Apagar Fogos” (estar constantemente a ter a atenção desviada para situações que vão surgindo, não as tendo antecipado).
    O ingrediente secreto , a meu ver, é saber dizer NÂO. Por incrível que pareça, quem melhor consegue definir o que é importante para si, sabe dizer que não ao que vai contra o seu objetivo ou não contribui para o mesmo.
    Afinal de contas o dia tem 24 horas para todos. Quem decide usar melhor as suas 24 horas, decide ter melhores resultados.

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